PENGELOLAAN ARSIP DINAMIS DAN STATIS
PENGELOLAAN ARSIP DINAMIS DAN STATIS ORGANISASI
Drs. Y. Suraja, M.Si. M.M.
ASMI Santa Maria Yogyakarta
Setiap organisasi harus berusaha mengelola arsip
dengan baik. Untuk itu organisasi perlu melakukan pengelolaan arsip dinamis dan
statis. Di samping juga perlu memperhatikan dukungan berbagai faktor yang
terkait yaitu faktor kepemimpinan, profesionalisme/kompetensi arsiparis dan
sumber daya manusia lainnya yang mengurus arsip, serta kondisi sarana prasarana
yang dibutuhkan. Tulisan berikut bermaksud menguraikan perihal pengelolaan
arsip dan faktor-faktor terkait tersebut.
Pengertian Arsip
Arsip adalah
rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan
perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh
lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi
politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan dalam pelaksanaan
kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara. Rekaman dapat berbentuk
tulisan, gambar, suara. Media rekaman dapat berupa kertas, film, disk, kaset.
Pengertian arsip ini berkenaan juga dengan berbagai jenis arsip. Dalam arti
ini, arsip adalah satu atau lebih warkat (catatan, rekaman, dokumen, naskah)
yang memiliki nilai guna dan disimpan untuk menjamin keselamatan dan
persediaannya kembali bilamana dibutuhkan. Nilai guna yang dimaksudkan misalnya
nilai guna administrasi, hukum, keuangan, pendidikan, riset dan pembuktian.
Ada berbagai
jenis arsip, yang dapat digolongkan sebagai berikut :
1. Arsip dinamis yang terdiri dari
arsip vital, arsip aktif, arsip inaktif. Arsip dinamis adalah arsip yang
digunakan secara langsung dalam kegiatan pencipta arsip dan disimpan selama
jangka waktu tertentu. Arsip vital adalah arsip yang keberadaannya merupakan
persyaratan dasar bagi kelangsungan operasional pencipta arsip, tidak dapat
diperbarui, dan tidak tergantikan apabila rusak atau hilang. Arsip aktif adalah
arsip yang frekuensi penggunaannya tinggi dan/atau terus menerus. Arsip inaktif
adalah arsip yang frekuensi penggunaannya telah menurun.
2. Arsip statis. Arsip statis adalah
arsip yang dihasilkan oleh pencipta arsip dan memiliki nilai guna kesejarahan,
telah habis retensinya, dan berketerangan dipermanenkan.
3. Arsip terjaga. Arsip terjaga adalah
arsip negara yang berkaitan dengan keberadaan dan kelangsungan hidup bangsa dan
negara yang harus dijaga keutuhan, keamanan, dan keselamatannya.
4. Arsip umum. Arsip umum adalah arsip
yang tidak termasuk dalam kategori arsip terjaga
Organisasi Kearsipan dan Fungsinya
Organisasi
kearsipan terdiri atas lembaga kearsipan, unit kearsipan dan unit pengolah.
1. Lembaga Kearsipan Lembaga kearsipan
adalah lembaga yang memiliki fungsi, tugas, dan tanggung jawab di bidang
pengelolaan arsip statis dan pembinaan kearsipan.
2. Unit Kearsipan Unit kearsipan adalah
satuan kerja pada pencipta arsip yang mempunyai tugas dan tanggung jawab dalam
penyelenggaraan kearsipan. Pencipta arsip adalah pihak yang mempunyai
kemandirian dan otoritas dalam pelaksanaan fungsi, tugas, dan tanggung jawab di
bidang pengelolaan arsip dinamis.
Unit kearsipan memiliki fungsi
antara lain :
a. pengelolaan arsip inaktif dari unit
pengolah di lingkungannya;
b. pengolahan arsip dan penyajian arsip
menjadi informasi;
c. pemusnahan arsip di lingkungan lembaganya;
d. penyerahan arsip statis oleh
pimpinan pencipta arsip kepada lembaga kearsipan;
e. pembinaan dan pengevaluasian dalam
rangka penyelenggaraan kearsipan di lingkungannya.
3. Unit Pengolah . Unit pengolah adalah
satuan kerja pada pencipta arsip yang mempunyai tugas dan tanggung jawab
mengolah semua arsip yang berkaitan dengan kegiatan penciptaan arsip di
lingkungannya.
Pengelolaan Arsip
Pengelolaan arsip dilakukan terhadap arsip dinamis dan
arsip statis. Pengelolaan arsip dinamis meliputi: arsip vital, arsip aktif, dan
arsip inaktif. Pengelolaan arsip dinamis menjadi tanggung jawab pencipta arsip.
Sedangkan pengelolaan arsip statis menjadi tanggung jawab lembaga kearsipan.
1. Pengelolaan Arsip Dinamis
Pengelolaan arsip dinamis adalah
proses pengendalian arsip dinamis secara efisien, efektif, dan sistematis
meliputi penciptaan, penggunaan dan pemeliharaan, serta penyusutan arsip.
Tujuan dari pengelolaan arsip dinamis adalah untuk menjamin ketersediaan arsip
dalam penyelenggaraan kegiatan sebagai bahan akuntabilitas kinerja dan alat
bukti yang sah berdasarkan suatu sistem yang memenuhi persyaratan : andal;
sistematis; utuh; menyeluruh; dan sesuai dengan norma, standar, prosedur, dan
kriteria. Selain itu juga untuk menjaga keautentikan, keutuhan, keamanan, dan
keselamatan arsip. Untuk mewujudkan tujuan tersebut, pengelolaan arsip dinamis
dilakukan melalui kegiatan-kegiatan : penciptaan, penggunaan, pemeliharaan dan
penyusutan arsip.
a. Penciptaan Arsip Dinamis
Penciptaan arsip seperti surat dan
naskah lainnya, gambar, dan rekaman merupakan aktivitas awal dari masa
kehidupan arsip, yaitu kegiatan membuat surat dan dokumen atau naskah lain yang
diperlukan dalam rangka penyelenggaraan organisasi dalam rangka mencapai
tujuan. Penciptaan arsip dapat diartikan sebagai aktivitas membuat rekaman
kegiatan atau peristiwa dalam bentuk dan media apapun sesuai dengan
perkembangan teknologi informasi dan komunikasi.
Beberapa ketentuan yang harus
diperhatikan dalam penciptaan arsip adalah :
a. Penciptaan arsip dilaksanakan dengan
baik dan benar untuk menjamin rekaman kegiatan dan peristiwa sebagaimana adanya
sehingga menghasilkan arsip yang autentik, utuh, dan terpercaya
b. Pencipta arsip dan/atau lembaga
kearsipan dapat membuat arsip dalam berbagai bentuk dan/atau melakukan alih
media meliputi media elektronik dan/atau media lain
c. Penciptaan arsip dilaksanakan
berdasarkan analisis fungsi dan tugas organisasi
d. Penciptaan arsip harus memenuhi
komponen struktur, isi, dan konteks arsip
Dari
ketentuan-ketentuan tersebut dapat dikatakan bahwa setiap pejabat dan pegawai
unit kerja yang terlibat dalam pembuatan dokumen harus memperhatikan
prinsip-prinsip berikut dalam proses menciptakan arsip yaitu : baik dan benar,
dapat menentukan bentuk dan/atau melakukan alih media meliputi media elektronik
dan/atau media lain, penciptaan arsip dilaksanakan dengan melakukan analisis
fungsi dan tugas organisasi, memenuhi komponen struktur, isi dan konteks arsip.
Dalam
menciptakan arsip, pencipta arsip mengatur dan mendokumentasikan proses
pembuatan dan penerimaan arsip secara akurat. Dalam hal ini, pencipta arsip
harus/seharusnya melakukan pencatatan (perekaman) proses pembuatan dokumen,
pencatatan pendistribusian dokumen baik pengiriman maupun penerimaannya.
Pencatatan proses pembuatan dokumen misalnya berupa notulensi rapat, proses
rapat, isi rapat, dan keputusan rapat yang berkenaan dengan pembuatan dokumen.
Sedangkan pencatatan pendistribusian dokumen dilakukan dengan melakukan
pencatatan pada buku/kartu agenda, pencatatan penyampaian dokumen dengan
menggunakan lembar disposisi, dan lembar/buku ekspedisi (model lama), lembar
pencatatan penerimaan dokumen, lembar kartu kendali, lembar kartu tunjuk
silang, lembar pengantar surat (model baru), atau pencatatan secara elektronik
dengan menggunakan komputer.
b. Penggunaan Arsip Dinamis
Arsip dinamis baik arsip vital,
arsip aktif ataupun arsip inaktif masih selalu-sering-kadang-kadang digunakan
oleh pejabat dan pegawai untuk kepentingan manajerial dan operasional
organisasi.
Tentang penggunaan dan pemeliharaan arsip-dinamis
dinyatakan bahwa :
a. Pencipta arsip wajib menyediakan
arsip dinamis bagi kepentingan pengguna arsip yang berhak.
b. Pencipta arsip membuat daftar arsip
dinamis berdasarkan 2 (dua) kategori, yaitu arsip terjaga dan arsip umum.
Berkenaan dengan penggunaan atau
peminjaman arsip, pencipta arsip dapat menutup akses atas arsip dengan alasan
apabila arsip dibuka untuk umum dapat:
a. menghambat proses penegakan hukum;
b. mengganggu kepentingan pelindungan
hak atas kekayaan intelektual dan pelindungan dari persaingan usaha tidak
sehat;
c. membahayakan pertahanan dan keamanan
negara;
d. mengungkapkan kekayaan alam
Indonesia yang masuk dalam kategori dilindungi kerahasiaannya;
e. merugikan ketahanan ekonomi
nasional;
f. merugikan kepentingan politik luar
negeri dan hubungan luar negeri;
g. mengungkapkan isi akta autentik yang
bersifat pribadi dan kemauan terakhir ataupun wasiat seseorang kecuali kepada
yang berhak secara hukum;
h. mengungkapkan rahasia atau data
pribadi; dan
i.
mengungkap
memorandum atau surat-surat yang menurut sifatnya perlu dirahasiakan.
Di samping ketentuan kemungkinan
penutupan akses atas arsip seperti tersebut di atas, ditetapkan pula bahwa
pencipta arsip wajib menjaga kerahasiaan arsip tertutup, menentukan prosedur
berdasarkan standar pelayanan minimal serta menyediakan fasilitas untuk
kepentingan pengguna arsip. Berkenaan dengan penggunaan arsip ini pencipta
arsip perlu memiliki ketentuan prosedur peminjaman arsip, ketentuan waktu
peminjaman, dan prosedur pengembalian arsip termasuk sanksi apabila terjadi
kehilangan arsip.
c. Pemeliharaan Arsip
Dinamis Pemeliharaan arsip dinamis
dilaksanakan oleh pencipta arsip untuk menjamin keamanan informasi dan fisik arsip.
Pemeliharaan arsip dilakukan sesuai dengan standar pemeliharaan arsip.
Pemeliharaan arsip dilakukan untuk mencegah kerusakan arsip yang dapat terjadi
karena faktor intrinsik yaitu bahan-bahan yang digunakan dalam menciptakan
arsip seperti kertas, tinta, dan pasta/lem; atau karena faktor ekstrinsik yaitu
akibat serangan dari luar seperti kelembaban, udara yang terlampau kering,
sinar matahari, kekotoran udara, debu, jamur, serangga, rayap, gegat, api, dan
air. Oleh karena itu untuk memelihara arsip maka ruang arsip harus kering,
kuat, terang, berfentilasi yang baik, pancaran sinar matahari tidak langsung
masuk ke ruangan, jendela dan pintu diberi jaring kawat untuk menyaring udara
masuk, menyaring serangga, hewan kecil dan lainnya. Saluran air tidak melalui
ruangan arsip. Suhu udara dan tingkat kelembaban udara diatur dan untuk
mempermudah pengaturan suhu dan kelembaban udara perlu dipasang AC selama 24
jam terus menerus. Tempat penyimpanan menggunakan rak logam, dan arsip disusun
agak merenggang, tidak terlalu rapat, diatur dengan cermat, dan arsip tidak
terlipat. Selain itu, untuk mencegah serangga/rayap dapat dimasukkan kapur
barus ke kotak/laci/almari arsip.
d. Penyusutan Arsip Dinamis
Penyusutan arsip adalah kegiatan
pengurangan jumlah arsip dengan cara pemindahan arsip inaktif dari unit
pengolah ke unit kearsipan, pemusnahan arsip yang tidak memiliki nilai guna,
dan penyerahan arsip statis kepada lembaga kearsipan. Penyusutan arsip
dilaksanakan oleh pencipta arsip. Penyusutan arsip dilaksanakan berdasarkan
jadwal retensi arsip dengan memperhatikan kepentingan pencipta arsip serta
kepentingan masyarakat, bangsa dan negara Jadwal retensi arsip adalah daftar
yang berisi sekurang-kurangnya jangka waktu penyimpanan atau retensi, jenis
arsip, dan keterangan yang berisi rekomendasi tentang penetapan suatu jenis
arsip dimusnahkan, dinilai kembali, atau dipermanenkan yang dipergunakan
sebagai pedoman penyusutan dan penyelamatan arsip.
Penyusutan arsip meliputi tiga kegiatan :
a. pemindahan arsip inaktif dari unit
pengolah ke unit kearsipan;
b. pemusnahan arsip yang telah habis
retensi dan yang tidak memiliki nilai guna dilaksanakan sesuai dengan ketentuan
peraturan perundang-undangan; dan
c. penyerahan arsip statis oleh
pencipta arsip kepada lembaga kearsipan. Pemindahan arsip inaktif dari unit
pengolah ke unit kearsipan diatur oleh pimpinan pencipta arsip.
Tentang pelaksanaan pemusnahan arsip sebagai berikut :
a. Pemusnahan arsip dilakukan terhadap
arsip yang : (1) tidak memiliki nilai guna; (2) telah habis retensinya dan
berketerangan dimusnahkan berdasarkan JRA (Jadwal Retensi Arsip); (3) tidak ada
peraturan perundang-undangan yang melarang; dan (4) tidak berkaitan dengan
penyelesaian proses suatu perkara.
b. Pemusnahan arsip wajib dilaksanakan
sesuai dengan prosedur yang benar. (1) mendaftar secara lengkap arsip-arsip
yang akan dimusnahkan (unit kerja, kode pokok masalah/masalah, jenis fisik
arsip, tanggal, bulan dan tahun berkas, serta jumlah berkas) (2) melaksanakan
pemusnahan arsip dengan cara membakar, melebur, atau mencacahnya, dan dengan
membuat berita acara.
c. Pemusnahan arsip pada pencipta arsip
merupakan tanggung jawab pimpinan pencipta arsip yang bersangkutan, dengan
memberikan tanda tangan sebagai tanda mengetahuii/menyetujui.
Sedangkan tentang penyerahan arsip
dapat diatur sbb. bahwa satuan kerja di lingkungan organisasi wajib menyerahkan
arsip statis kepada lembaga kearsipan. Berdasarkan sudut pandang JRA dapat
dikatakan bahwa suatu arsip menjadi arsip statis harus melalui masa sebagai
arsip aktif, arsip inaktif, dan setelah habis masa retensinya dan menurut
penilaian arsip yang bersangkutan mempunyai nilai abadi atau berketerangan
dipermanenkan, maka arsip tersebut tergolong sebagai arsip statis. Arsip yang
tidak dikenali penciptanya atau karena tidak adanya JRA dan dinyatakan dalam
Daftar Pertelaan Arsip (DPA) oleh lembaga kearsipan dinyatakan sebagai arsip
statis. Pencipta arsip bertanggung jawab atas autentisitas, reliabilitas, dan
keutuhan arsip statis yang diserahkan kepada lembaga kearsipan.
2.
Pengelolaan Arsip
Statis Seperti dikemukakan di atas
arsip statis adalah arsip yang dihasilkan oleh pencipta arsip karena memiliki
nilai guna kesejarahan, telah habis retensinya, dan berketerangan dipermanenkan.
Pengelolaan arsip statis adalah proses pengendalian arsip statis secara
efisien, efektif, dan sistematis meliputi akuisisi, pengolahan, preservasi,
pemanfaatan, pendayagunaan, dan pelayanan publik dalam suatu sistem kearsipan
nasional. Pengelolaan arsip statis dilaksanakan untuk menjamin keselamatan
arsip sebagai pertanggungjawaban nasional bagi kehidupan bermasyarakat,
berbangsa, dan bernegara.
Pengelolaan arsip statis meliputi:
akuisisi arsip statis; pengolahan arsip statis; preservasi arsip statis; dan
akses arsip statis.
a. Akuisisi
Arsip Statis
Akuisisi arsip statis adalah proses
penambahan khasanah arsip statis pada lembaga kearsipan yang dilaksanakan
melalui kegiatan penyerahan arsip statis dan hak pengelolaannya dari pencipta
arsip kepada lembaga kearsipan. Akuisisi meliputi arsip statis yang telah
diverifikasi secara langsung maupun tidak langsung. Lembaga kearsipan wajib
membuat Daftar Pertelaan Arsip (DPA) yang diakuisisi dan mengumumkannya kepada
publik. Setiap orang yang memiliki atau menyimpan arsip statis yang hendak
diakusisi wajib menyerahkan kepada Lembaga Kearsipan. Lembaga kearsipan dapat
melaksanakan akuisisi arsip statis dari lembaga pendidikan swasta dan
perusahaan swasta yang memperoleh anggaran negara dan/atau bantuan luar negeri.
Akuisisi arsip statis oleh lembaga kearsipan diikuti dengan peralihan tanggung
jawab pengelolaannya.
b. Pengolahan Arsip Statis
Mengenai pengolahan arsip statis
dapat diatur sebagai berikut. Pengolahan arsip statis dilaksanakan berdasarkan
asas asal usul dan asas aturan asli. Pengolahan arsip statis dilakukan
berdasarkan standar deskripsi arsip statis. Ini berarti bahwa pegawai lembaga
kearsipan dalam melakukan pencatatan dan penyimpanan arsip statis memperhatikan
unit kerja asal arsip dan pokok masalah, masalah dan perincian arsip tersebut.
Cara ini akan dapat menjamin sistematika, pengendalian, dan kemudahan akses
arsip.
c. Preservasi Arsip Statis
Sedangkan preservasi arsip statis
dilakukan untuk menjamin keselamatan dan kelestarian arsip statis. Preservasi
arsip statis dilakukan secara preventif dan kuratif. Preservasi arsip merupakan
upaya memelihara dan menjaga arsip dari kerusakan yang mungkin terjadi.
Berbagai bentuk usaha pemeliharaan arsip dinamis yang dikemukakan di atas dapat
digunakan untuk melakukan pemeliharaan arsip statis. Sedangkan penjagaan arsip
dari kemungkinan kerusakan dapat dilakukan dengan membersihkan ruangan secara
berkelanjutan; memeriksa ruangan dan sekitarnya untuk memastikan aman dari
serangga, rayap dan sejenisnya; penggunaan racun serangga dan kapur barus, pengawasan
serangga anai-anai, larangan makan dan merokok di ruang arsip, tidak meletakkan
arsip secara berdesak-desakan, secara rutin mengganti klip sebelum berkarat,
mempergunakan rak dari logam, menjaga kebersihan arsip, mengeringkan arsip yang
basah, dan melakukan perbaikan terhadap arsip yang rusak.
d. Akses Arsip Statis
Akses arsip adalah ketersediaan
arsip sebagai hasil dari kewenangan hukum dan otorisasi legal serta keberadaan
sarana bantu untuk mempermudah penemuan dan pemanfaatan arsip. Lembaga
kearsipan wajib menjamin kemudahan akses arsip statis bagi kepentingan pengguna
arsip. Akses arsip statis dilakukan untuk kepentingan pemanfaatan,
pendayagunaan, dan pelayanan publik dengan memperhatikan prinsip keutuhan,
keamanan, dan keselamatan arsip, yang didasarkan pada sifat keterbukaan dan
ketertutupan. Lembaga kearsipan melaksanakan pelayanan berdasarkan norma,
standar, prosedur, dan kriteria pelayanan serta menyediakan fasilitas untuk
kepentingan akses. Arsip statis pada dasarnya terbuka untuk umum. Apabila akses
terhadap arsip statis yang berasal dari pencipta arsip terdapat persyaratan
tertentu, akses dilakukan sesuai dengan persyaratan dari pencipta arsip yang
memiliki arsip tersebut. Terhadap arsip statis yang dinyatakan tertutup
berdasarkan persyaratan akses atau karena sebab lain, kepala lembaga kearsipan
sesuai dengan lingkup kewenangannya dapat menyatakan arsip statis menjadi
terbuka setelah melewati masa penyimpanan selama 25 (dua puluh lima) tahun.
Lembaga kearsipan memiliki kewenangan
menetapkan keterbukaan arsip statis sebelum 25 (dua puluh lima) tahun masa
penyimpanan yang dinyatakan masih tertutup dengan pertimbangan: a. tidak
menghambat proses penegakan hukum; b. tidak mengganggu kepentingan pelindungan
hak atas kekayaan intelektual dan pelindungan dari persaingan usaha tidak
sehat; c. tidak membahayakan pertahanan dan keamanan negara; d. tidak
mengungkapkan kekayaan alam Indonesia yang masuk dalam kategori dilindungi
kerahasiaannya; e. tidak merugikan ketahanan ekonomi nasional; f. tidak
merugikan kepentingan politik dan hubungan luar negeri; g. tidak mengungkapkan
isi akta autentik yang bersifat pribadi dan kemauan terakhir ataupun wasiat
seseorang kecuali kepada yang berhak secara hukum; h. tidak mengungkapkan
rahasia atau data pribadi; dan i. tidak mengungkapkan memorandum atau
surat-surat yang menurut sifatnya perlu dirahasiakan.
Untuk kepentingan penelitian dan
pengembangan ilmu pengetahuan, kepentingan penyelidikan dan penyidikan, arsip
statis dapat diakses dengan kewenangan kepala lembaga kearsipan. Penetapan
arsip statis menjadi tertutup dilakukan oleh kepala lembaga kearsipan dan
dilaporkan kepada pimpinan organisasi. Penetapan dilakukan secara terkoordinasi
dengan pencipta arsip yang menguasai sebelumnya. Penetapan keterbukaan arsip
statis dilaksanakan sesuai dengan ketentuan peraturan dan berlaku sejak arsip
statis diterima oleh lembaga kearsipan. Oleh karena itu kepala lembaga
kearsipan harus merumuskan dan menetapkan kebijakan tentang keterbukaan arsip
statis dan kebijakan lainnya yang relevan untuk menjamin penyelenggaraan arsip
organisasi yang efektif dan efisien.
D. Faktor-Faktor yang Berkaitan dengan Pencapaian Tujuan Pengelolaan Arsip
Faktor-faktor yang harus diperhatikan untuk mencapai
tujuan pengelolaan arsip adalah kepemimpinan unit kearsipan dan lembaga
kearsipan, kompetensi dan profesionalitas arsiparis, sumber daya manusia
lainnya, dan kondisi sarana prasarana unit dan lembaga kearsipan.
1. Faktor
Kepemimpinan
Unit Kearsipan dan Lembaga Kearsipan
Unit kearsipan pada pencipta arsip dan lembaga kearsipan harus dipimpin oleh
sumber daya manusia yang profesional dan memiliki kompetensi yang diperoleh
melalui pendidikan formal dan/atau pendidikan dan pelatihan kearsipan.
Kompetensi pimpinan unit dan lembaga kearsipan meliputi :
a. Ketrampilan teknis yaitu kemampuan
menggunakan bahan, peralatan, komputer, almari arsip untuk melaksanakan
kegiatan kearsipan dan mengatasi persoalan penggunaan fasilitas dan pelaksanaan
pekerjaan kearsipan. Ketrampilan ini lebih banyak dibutuhkan oleh
manajer/pimpinan lini pertama/bawah.
b.Ketrampilan manusiawi, yaitu
kemampuan untuk bekerjasama, memahami, mempengaruhi dan memotivasi orang lain
terutama para pegawai sebagai individu dan anggota kelompok. Ketrampilan ini
lebih banyak dibutuhkan oleh manajer/pimpinan menengah.
c. Ketrampilan konseptual, yaitu
kemampuan menguraikan dan menjelaskan masalah atau kejadian organisasi,
ketergantungan antar satuan dan komponen organisasi, serta mengantisipasi
berbagai perubahan yang mungkin terjadi. Termasuk kemampuan untuk melaksanakan
fungsi-fungsi perencanaan, pengorganisasian, dan pengawasan. Ketrampilan ini
lebih banyak dibutuhkan oleh manajer/pimpinan atas. Setiap manajer atau
pimpinan unit perlu memiliki berbagai kemampuan tersebut, meskipun sesuai
tingkatannya manajer atau pimpinan lebih membutuhkan kemampuan yang berbeda
karena fungsi pokoknya yang berbeda. Pimpinan yang memiliki kemampuan tersebut
akan dapat efektif dalam melaksanakan fungsi dan peran kepemimpinan atau
manajerialnya.
2. Faktor
Kompetensi Arsiparis dan Sumber Daya Manusia
Kompetensi atau profesionalitas
arsiparis dan sumber daya manusia lainnya yang melaksanakan tugas kearsipan
meliputi kemampuan pengetahuan kearsipan, manajemen dan organisasi; kemampuan
ketrampilan atau teknis pelaksanaan tugas-tugas dan penggunaan bahan-bahan dan
alat-alat kearsipan; pengalaman kerja di bidang kearsipan; kemampuan bersikap
kerja yang baik seperti disiplin, cekatan, jujur, bersih, dan rapi. Kompetensi
seperti itu sangat dibutuhkan dalam penyelenggaraan kearsipan, karena dengan
kemampuan tersebut pegawai dapat bekerja dengan baik dan dengan demikian
penyelenggaraan kearsipan dapat efektif mencapai tujuannya. Oleh karena itu
penting pula bagi setiap organisasi untuk melakukan pengembangan dan pembinaan
sumber daya manusia sehingga semakin memiliki kompetensi dan profesionalitas di
bidang kearsipan.
Lembaga kearsipan dapat melaksanakan
pembinaan dan pengembangan arsiparis melalui upaya:
a. pengadaan arsiparis;
b.pengembangan kompetensi dan
keprofesionalan arsiparis melalui pe-nyelenggaraan, pengaturan, serta
pengawasan pendidikan dan pelatihan kearsipan;
c. pengaturan peran dan kedudukan hukum
arsiparis; dan
d. penyediaan jaminan kesehatan dan
tunjangan profesi untuk sumber daya kearsipan.
3. Faktor
Kondisi Sarana Kearsipan
Sarana atau segala sesuatu yang
dapat dipakai dalam penyelenggaraan kearsipan, perlu dimiliki dan dikembangkan
oleh setiap unit kerja/lembaga kearsipan agar penyelenggaraan kearsipan dapat
berlangsung efisien dan efektif. Bahan-bahan dan alat-alat yang digunakan untuk
melakukan proses pengambilan kebijakan, pengembangan, pembinaan, pengelolaan,
dan pelaksanaan kerja kearsipan harus diupayakan dan diatur sehingga memiliki
standar kualitas dan spesifikasi sesuai kebutuhan dan perkembangan teknologi
informasi dan komunikasi. Pencipta arsip dan lembaga kearsipan perlu
mengupayakan penyediaan prasarana dan sarana kearsipan sesuai dengan standar
kearsipan untuk pengelolaan arsip, memanfaatkan dan mengembangkannya sesuai
dengan kemajuan teknologi informasi dan komunikasi. Standar kualitas dan
spesifikasi prasarana dan sarana kearsipan adalah ketentuan standar tentang
kualitas, bahan, bentuk, ukuran, jenis, dan lain-lain yang dijadikan acuan atau
pedoman dalam pengadaan dan penggunaan prasarana dan sarana kearsipan. Agar
pengelolaan arsip dapat efektif dan efisien, maka faktor kepemimpinan,
profesionalisme/kompetensi arsiparis dan sumber daya manusia lainnya yang
mengurus arsip, serta kondisi sarana prasarana yang dibutuhkan harus
diperhatikan dan dipenuhi.