PENGERTIAN ARSIP DAN FUNGSI ARSIP VITAL
Dalam setiap kegiatan organisasi, baik organisasi pemerintah maupun swasta
akan menghasilkan arsip. Informasi yang terekam tersebut yang berupa arsip
merupakan bukti dari kegiatan organisasi dan juga merupakan memori organisasi
yang bersangkutan. Oleh karena itu, arsip perlu ditata sesuai prosedur
kearsipan yang baik agar arsip tetap terjaga keutuhan fisik maupun
informasinya.
Pengertian Arsip menurut undang-undang Nomor 7 Tahun 1971 tentang
Ketentuan-Ketentuan Pokok Kearsipan, yang dinyatakan bahwa arsip adalah:
a. Naskah‑naskah yang dibuat, dan diterima oleh Lembaga‑Lembaga
Negara dan Badan‑Badan Pemerintah dalam bentuk corak apapun baik dalam keadaan
tunggal maupun berkelompok, dalam rangka pelaksanaan kegiatan pemerintahan
b. Naskah‑naskah yang dibuat dan diterima oleh Badan‑Badan
swasta dan pemerintah atau perorangan dalam bentuk corak apapun baik dalam
keadaan tunggal maupun berkelompok, dalam rangka kehidupan kebangsaan. [1]
Dari pengertian diatas dapat disimpulkan bahwa arsip tercipta dari setiap
kegiatan baik yang dilakukan oleh lembaga-lembaga negara, badan-badan
pemerintah, swasta maupun perorangan dalam pelaksanaan kegiatan pemerintahan
maupun kehidupan kebangsaan.
Sementara itu, berdasarkan fungsinya, arsip digolongkan menjadi dua yaitu
arsip dinamis dan arsip statis. Arsip Dinamis, yaitu arsip yang masih
diperlukan secara langsung dalam perencanaan, pelaksanaan, penyelenggaraan
kehidupan kebangsaan pada umumnya, atau arsip yang digunakan secara langsung
dalam penyelengaraan administrasi negara. Arsip Statis, yaitu arsip yang tidak
dipergunakan secara langsung untuk perencanaan pelaksanaan penyelenggaraan
kehidupan kebangsaan pada umumnya, maupun untuk penyelenggaraan administrasi
sehari-hari
Bedasarkan
kegunaan arsip dinamis dibedakan atas :
a. Arsip Aktif adalah arsip yang secara langsung dan
terus-menerus diperlukan dan dipergunakan dalam penyelenggaraan administrasi
sehari-hari serta masih dikelola di unit pengolah.
b. Arsip inaktif adalah arsip yang tidak secara langsung
dan tidak terus menerus diperlukan dan digunakan dalam penyelenggaraan
administrasi sehari-hari serta dikelola oleh pusat arsip.[2]
Arsip yang tercipta secara garis besar terbagi menjadi dua, yakni arsip
biasa dan arsip vital. Kalau arsip biasa adalah jika terjadi sesuatu dengan
arsip tersebut organisasi tidak akan terhenti kehidupannya. Sementara itu,
arsip vital yaitu asip yang sangat dibutuhkan oleh organisasi karena jika arsip
ini hilang akan berakibat terhentinya kegiatan organisasi, dan organisasi tidak
akan mampu menyusun kembali rekaman informasi yang dapat diterima. Contoh dari
arsip vital ini antara lain akte pendirian perusahaan, piutang, asuransi,
kebijakan, data penelitian, daftar gaji, kontrak kerja serta persetujuan. [3]
Mengingat pentingnya keberadaan arsip vital perlu dibuat suatu program yang
sistematis mulai dari identifikasi arsip vital dari organisasi, prosedur
penyimpanannya, dan prosedur perlindungannya.[4] Melalui program ini dapat
dibuat suatu metode yang sistematis dan lebih spesifik yang disesuaikan dengan
kondisi arsip dan kepentingan organisasi yang bersangkutan.
Hilangnya arsip vital akan berakibat negatif bagi organisasi misalnya
organisasi tidak dapat beroperasi lagi, timbul kekacauan dalam organisasi dan
lain-lain. Oleh karena itu, arsip vital perlu mendapatkan perhatian dan
perlindungan serta melakukan penataan yang baik dan benar. Hal ini memberikan
pengertian bahwa arsip vital harus dilindungi dan diselamatkan dengan melakukan
pengelolaan manajemen kearsipan, khususnya penataan dan perlindungan arsip
vital.
Apresiasi yang tinggi terhadap arsip-arsip yang tercipta akan berdampak
positif dalam proses penataan yang mungkin digunakan oleh organisasi. Perhatian
yang serius terhadap arsip vital akan berdampak positif terhadap keamanan fisik
dan informasi arsip vital. Selain penataan, harus ada perlindungan terhadap
arsip-arsip yang merupakan arsip vital bagi organisasi, perlindungan yang
dimaksudkan meliputi perlindungan fisik arsip dan juga informasi yang
terkandung di dalamnya.
a. [1] Undang Undang Nomor 7 tahun 1971 tentang Ketentuan
Ketentuan Pokok Kearsipan.
b. [2] Basir Barthos, Manajemen Kearsipan Untuk Lembaga
Negara, Swasta dan Prguruan Tinggi, (Bumi Aksara: Jakarta, 1989), hlm.4.
c. [3] ARMA (Association of Records and Management
Administrators), Arsip Vital Suatu Garis Pedoman. Terjemahan Suhardo
(Yogyakarta: Kantor Arsip Daerah, 1999), hlm.1.
d. [4] Sulistyo- Basuki, Manajemen Pengelolaan Arsip
Dinamis (Jakarta: Gramedia Pustaka Utama, 2003), hlm.229.
PENGELOLAAN ARSIP VITAL
Arsip Vital adalah informasi terekam yang penting untuk kelangsungan dan
penyusunan kembali suatu organisasi[1]. Rekaman-rekaman tersebut penting untuk
menentukan kedudukan organisasi dimata hukum seperti undang-undang atau
peraturan suatu organisasi dan penting untuk perlindungan hak-hak organisasi
meliputi para pegawai, pelanggan dan para pemegang saham. Melihat pentingnya
arsip vital, arsip ini disebut juga arsip kelas 1. Arsip vital dapat berupa
media apa saja seperti hardcopy, media magnetis. Apapun bentuknya medianya
arsip vital diperlukan demi kelangsungan hidup badan korporasi.
Hilangnya arsip vital dan informasi akan mengakibatkan organisasi tersebut
menjadi lumpuh karena tidak mampu menyusun kembali rekaman-rekaman organisasi
seperti akte pendirian organisasi, informasi, asuransi, penelitian, inventaris,
kontrak-kontrak persetujuan. Meskipun semua arsip dalam suatu organisasi sangat
penting di selamatkan, namun tidak semua arsip yang ada harus disimpan secara khusus.
Arsip yang secara mutlak disimpan, hanya arsip yang berguna bagi kelangsungan
hidup organisasi. Dari semua arsip yang tercipta, hanya 3%-5% saja yang
dianggap vital. Untuk mengetahui dan memilih arsip vital harus diketahui fungsi
arsip dinamis dan pengetahuan tentang siklus hidup arsip dinamis.
Ada beberapa
prosedur untuk mengelola arsip vital yang ada.
1. Penataan arsip
Penataan arsip dimaksudkan agar informasi dapat di
identifikasi, dialokasikan dan ditemukan kembali dengan cepat dan tepat. Untuk
dapat menata arsip yang tergolong vital harus ada pemilahan antara arsip biasa
dengan arsip vital. Arsip yang tercipta di instansi antara lain surat-surat
keputusan seperti surat keputusan berdirinya perusahaan atau instansi, data
penelitian, Laporan Tahunan, File Pegawai. Dari contoh tersebut, terdapat arsip
yang penting bagi kehidupan instansi selama dan setelah arsip yang melindungi
hak dan kewajiban organisasi, pegawai, pemegang saham pelanggan dan
masyarakat.[2] Arsip tersebut merupakan arsip vital. Dari sekian banyak arsip
yang berguna, hanya 3%-5% dari seluruh arsip dan informasi yang dianggap vital
bagi perusahaan.[3]
Arsip vital
yang disimpan oleh instansi yang bersangktan merupakan arsip yang menunjang
kegiatan operasional organisasi, seperti Surat-surat Keputusan, Akte Pendirian,
Anggaran Organisasi, Asuransi, Daftar Gaji, Personal File, Laporan Keuangan,
Surat Perjanjian, dan lain-lain.
Untuk menata
arsip arsip tersebut perlu diadakan kegiatan pemberkasan / filing. Pemberkasan
/ Filing adalah penataan arsip ke dalam kotak file folder atau alat lain
menurut aturan yang telah direncanakan, termasuk pemberian indeks, pengkodean,
penyusunan, penempatan arsip, kartu, kertas dan semua tipe arsip dengan cara
yang sistematis, sehingga akan dengan mudah, cepat dan tepat ditemukan bila
sedang dibutuhkan. [4] Untuk dapat melaksanakan filing yang benar diperlukan
petunjuk yang memuat informasi secara detail tentang berbagai langkah filing.
Sebelum
membahas, perlu diketahui bahwa klasifikasi ada 3 hal yang harus diperhatikan,
ketiga hal tersebut mendasari penentuan klasifikasi, 3 hal tersebut ialah:
1. Hubungan Logis, ialah bahwa perincian pada pokok
masalah satu sama lain merupakan rangkaian yang membentuk suatu transaksi atau
kegiatan yang utuh
2. Urutan Kronologis, ialah menggunakan tata urutan yang
telah ditentukan misalnya saja surat yang tanggalnya sama disimpan dalam 1
kelompok
3. Susunan Berjenjang, ialah masalah-masalah yang
terkandung dalam surat disusun dalam suatu pola terperinci atas penggolongan
pokok kemudian diperinci menjadi golongan yang lebih kecil.[5]
Klasifikasi arsip khususnya instansi pemerintah menggunakan petunjuk
klasifikasi arsip yang disediakan oleh pemerintah. Klasifikasi ini menggunakan
kode angka dan huruf untuk membedakan masalah dalam penataan arsip, misalnya
000 Umum, 800 Keuangan, 900 Kepegawaian. Kode tersebut masih diperinci lagi
kedalam masalah yang lebih detail. Misalnya kode 800 keuangan diperinci menjadi
810 gaji pegawai, 820 laporan tahunan, dll.
Demi tercapainya efesiensi dan efektifitas pengorganisasian arsip, dikenal
dua asas pengorganisasian arsip yaitu Desentralisasi dan Sentralisasi. Sistem
Sentralisasi adalah sistem penyimpanan arsip yang dipusatkan dalam satu unit
kerja khusus yang lazim disebut Central File. Sistem ini biasanya hanya efisien
dan efektif dilaksanakan dikantor kecil, dimana volume arsip yang tercipta
masih sedikit. Sistem ini memiliki keuntungan dan kerugian. Keuntungannya
adalah ruang dan peralatan arsip dapat dihemat, karena arsip berada dalam satu
ruang dengan satu sistem penyimpanan, Petugas dapat berkonsentrasi pada satu
pekerjaan kearsipan. Hal ini sangat penting karena arsip akan tertangani dengan
baik. Sistem ini dapat mencegah duplikasi penyimpanan karena berada dalam 1
tempat, sehingga arsip duplikasinya dapat dimusnahkan. Dari keuntungan yang
ada, namun ada juga kerugian dari sistem ini yakni sistem ini hanya sesuai
efektif dan efisien untuk organisasi/kantor kecil, karena jika ada unit kerja
yang membutuhkan arsip maka akan memakan waktu lama untuk memperoleh arsip.
Sistem Desentralisasi yaitu sistem penyimpanan arsip dimana semua unit
kerja mengelola arsipnya masing-masing. Asas ini sangat sesuai digunakan untuk
organisasi yang besar dengan ruang kantor yang terpisah letaknya. Sistem ini mempunyai
beberapa keuntungan, antara lain: pengelolaan arsip dapat dilekukan sesuai
kebutuhan unit kerja masing-masing sehingga keperluan terhadap arsip mudah
dipenuhi karena berada dalam unit kerja sendiri. Untuk penanganannyapun menjadi
lebih mudah karena arsip sudah dikenal dengan baik Dari keuntungan tersebut
terdapat kerugian, antara lain: penyimpanan arsip tersebar keberbagai lokasi,
sehingga dapat menimbulkan duplikasi penyimpanan. Kantor juga harus menyediakan
peralatan dan perlengkapan arsip di unit kerja masing-masing sehingga
penghematan sulit dijalankan. Untuk dapat menghasilkan penataan arsip yang
baik, kantor harus mengadakan Diklat Kearsipan bagi para pegawai yang umumnya
tidak mempunyai latar belakang pendidikan kearsipan.
Penentuan asas pengorganisasian harus sesuai dengan kondisi organisasi yang
bersangkutan. Ada yang memilih asas Desentralisasi karena beberapa alasan yaitu
: Tempat, bahwa tempat/ruang pada bagian umum sudah semakin sempit, sedangkan
volume arsip terus bertambah. Selain alasan tempat yang semakin sempit, juga
karena beberapa alasan lain, seperti kemudahan dalam mencari arsip dalam tempat
penyimpan.
Penyimpanan Arsip Vital
Penyimpanan arsip merupakan kegiatan penataan arsip secara sistematis untuk
mempermudah dalam proses pencarian/temu balik arsip, termasuk arsip vital.
Arsip dapat dikatakan sebagai nafas kehidupan organisasi, maka dari itu perlu
disimpan dengan sistem yang baik. Penyimpanan arsip secara garis besar terbagi
menjadi dua, yaitu penyimpanan Onsite dan Offsite. Penyimpanan Onsite adalah
penyimpanan arsip yang berada dalam lingkungan organisasi. Sistem ini masih ada
dua macam yakni, arsip disimpan dalam gabungan organisasi dan diluar gedung
organisasi namun berada di lingkungan organisasi pencipta arsip. Penyimpanan
arsip yang kedua adalah penyimpanan offsite, yaitu menyimpan arsip berada
diluar lingkungan instansi pencipta arsip. Tempat lokasinya dapat berupa gedung
milik sendiri, ataupun milik perusahaan swasta penyedia jasa penyimpanan arsip.
Sistem offsite ini sering dipilih karena beberapa hal antara lain: luas gedung
organisasi kurang memadai atau luas ruangan memadai tapi arsipnya sudah penuh.
Alasan yang kedua adalah sewa tanah/bangunan kantor terlalu mahal. Maka
penyimpanan arsip di pindahkan ke luar organisasi yang harga sewa tanah maupun
bangunannya lebih murah. Ruang penyimpanan arsip vital harus terhindar dari
kemungkinan-kemungkinan serangan kebakaran, air seperti Banjir, Atap bocor,
Serangga, Bahaya manusia dan lain-lain. Tempat penyimpanan arsip haruslah kuat,
kering, terang dan berventilasi baik.
Dilihat dari
segi nilai guna arsip, tempat penyimpanan arsip dibedakan menjadi 3 yakni
berada:
a. Unit Pengolah: sering juga disebut dengan unit kerja,
dalam unit ini, arsip masih berbentuk aktif atau masih digunakan dalam kegiatan
adminiatrasi sehari-hari.
b. Unit Kearsipan adalah tempat penyimpanan arsip yang
memasuki kategori inaktif. Arsip yang disimpan disini merupakan arsip yang
masih di pergunakan dalam kegiatan administrasi sehari-hari namun frekuensi
penggunaannya menurun.
c. Depo Arsip merupakan tempat penyimpanan arsip yang
dikategorikan vital lokasi depo berada di instansi pencipta arsip atau juga
bisa milik Lembaga Kearsipan.[6]
Perlindungan Arsip vital
Arsip vital adalah arsip mutlak diperlukan demi kelangsungan hidup suatu
organisasi. Dilihat dari siklus, arsip vital termasuk dalam bagian arsip
dinamis yang mendapatkan perhatian lebih dari pada arsip-arsip yang lain. Demi
keamanan terhadap arsip maka perlu adanya perlindungan secara benar terhadap
arsip vital yang berguna untuk melindungi hak individu, organisasi dan
pemerintah. Memelihara arsip vital merupakan suatu kegiatan untuk melindungi,
mengawasi dan mengabil langkah agar arsip tetap terjaga keselamatannya.
Melindungi arsip berarti melindungi fisik arsip dan informasi yang
terkandung didalamnya. Upaya penyelamatan arsip vital mencakup perlindungan
terhadap bencana pada umumnya seperti kebakaran, air, sinar matahari, debu,
serangga/binatang, pengerat/asam, kelembaban yang berlebihan. Selain melindungi
arsip dari bencana lingkungan, arsip perlu dilindungi dari bahaya manusia,
misalnya pencurian fisik maupun informasinya, salah letak dan penempatan dan
juga akses yang tidak sah. Melindungi arsip dari bencana merupakan suatu
keharusan. Walaupun bencana tidak dapat kita hindari, namun perlindungan
terhadap arsip, khususnya arsip vital dapat mengurangi kerusakan sekecil
mungkin.Tujuan dari perlindungan arsip vital adalah untuk melindungi informasi
yang esensial yang terkandung dalam arsip. Utuk itu perlu adanya perlindungan
secara benar terhadap arsip ini untuk melindungi hak individu, organisasi dan
pemeritah.[7]
Perlindungan arsip khususnya arsip vital diperlukan untuk perlindungan dari
ancaman serangga. hjal ini dapat dilakkan dengan menggunakan bahan disinfektan.
Perlindungan dari bahaya manusia harus diperhatikan. Banyak organisasi
menyimpan arsip-arsip vital seperti file-file penelitian, surat-surat keputusan
disimpan di filing cabinet yang terletak di depan pintu masuk ruangan, pintu filing
cabinet juga tidak dikunci. Selain itu perlindungan terhadap ketidakstabilan
suhu dan kelembaban juga harus diperhatikan. sebaiknya arsip-arsip yang
disimpan memakai Air Conditoiner (AC).
Dalam buku An Introduction to Record and Information Management yang
diterbitkan oleh ARMA International, terdapat 4 metode proteksi yaitu :
1. Metode Dispersal adalah metode perlindungan arsip
vital dengan membuat duplikasi dari arsip yang asli dan disimpan ditempat yang
berlainan.
Ada dua metode Dispersal :
a. Existing Dispersal metode ini dilakukan dengan membuat
1 salinan dari arsip vital yang asli. Salinannya disimpan ke luar organisasi (
off site storage ) dan arsip vital yang asli disimpan ditempat yang berlainan.
b. Improvised Dispersal metode ini dilakukan dengan
membuat 1 salinan arsip vital, kemudian salinannya diperbanyak dan disimpan
ditempat berlainan.
2. Metode
Duplikasi adalah metode perlindungan arsip dengan menyalin arsip vital asli
dalam bentuk yang sama atau juga bisa dengan media lain.
3. Metode Pemindahan
adalah metode perlindungan arsip dengan menyimpan arsip vital ke pusat arsip
vital, sedangkan arsip di unit kerja adalah arsip vital duplikat.
4. Metode
Vaulting adalah metode perlindungan arsip dengan menyimpan arsip dalam ruangan
khusus seperti almari besi tahan api.[8]
Akses terhadap arsip vital harus dibatasi. Akses terhadap arsip vital hanya
orang atau pegawai yang berwenang terhadap arsip tersebut. Pengelolaan arsip
vital harus dikelola oleh petugas khusus kearsipan.
Penyusutan arsip vital
Arsip berguna bagi kepentingan setiap organisasi. Namun tidak semua arsip
di organisasi disimpan, termasuk arsip vital. Menurut Peraturan Pemerintah
Nomor 34 Tahun 1979 tentang penyusutan arsip, dijelaskan bahwa penyusutan arsip
adalah kegiatan pengurangan arsip dengan cara:
a. memindahkan arsip inaktif dari unit pengolah ke unit
kearsipan dalam lingkungan lembaga lembaga negara atau badan badan pemerintahan
masing masing;
b. memusnahkan arsip sesuai dengan ketentuan ketentuan
yang berlaku;
c. menyerahkan arsip statis oleh unit kearsipan kepada
Arsip nasional.[9]
Kegiatan administrasi mengakibatkan volume arsip bertambah seirama dengan
dinamika kehidupan bangsa. Untuk meningkatkan daya guna dan tepat guna
kearsipan dan untuk menjmin keselamatan bahan pertanggungjawaban nasional,
perlu diadakan penyusutan arsip. Penyusutan arsip merupakan salah satu sarana
penting untuk mengatasi masalah bertumpuknya arsip yang tidak berguna lagi.[10]
Apabila arsip permanen berguna bagi kepentingan negara, dikirim ke lembaga
kearsipan.
Penyusutan arsip didasarkan pada Jadwal Retensi Arsip. Jadwal Retensi Arsip
adalah daftar yang berisi jangka waktu arsip apakah nantinya akan dimusnahkan
atau disimpan beberapa waktu ataukah tetap disimpan selamanya sebagai bukti
pertanggungjawaban nasional. Jangka waktu retensi arsip tergantung dari
kepentingan masing masing instansi. Dalam kenyataannya banyak instansi yang
melakukan penyusutan arsip tidak mengikuti prosedur yang berlaku. Alasan
pertama adalah jika waktu pemusnahan arsip terlalu lama, volume arsip di
instansi akan mengganggu karena ruang kantor menjadi sempit. Alasan yang kedua
adalah jika pemusnahan arsip dilakukan setiap lima tahun sekali atau lebih akan
memakan biaya, waktu dan tenaga yang lebih banyak. Hal ini sangat memprihatinkan.
Ternyata masih banyak instansi yang lebih mementingkan biaya, waktu dan tenaga
dari pada mementingkan arsip itu sendiri. Biaya, dan tenaga dapat dicari namun
apabila arsipnya yang hilang apalagi arsip itu adalah arsip vital tidak akan
dapat digantikan dengan yang lain. Maka dari itu arsip harus dikelola sesuai
prosedur kearsipan baku demi menjaga keutuhan arsip.
1. [1]ARMA (Association of Records and Management
Administrators), Arsip Vital Suatu Garis Pedoman. Terjemahan Suhardo
(Yogyakarta: Kantor Arsip Daerah, 1999), hlm.1.
2. [2] Ira. A. Penn (et al.), Records Management Handbook
(Grofield: Gower Publishing co. Limited, 1989), Hlm. 137).
3. [3] Sulistyo Basuki, Manajemen Arsip Dinamis (Jakarta:
PT. Gramedia Pustaka Utama, 2003), Hlm.230.
4. [4] Imam Gunarto, Sistem Filing Suatu Pendekatan
Aplikatif, (Jakarta : Chandra Pratama, 1997) Hlm.8.
5. [5] Buku Petunjuk Klasifikasi Kearsipan, Pemerintah
Propinsi DIY, 1994 : hlm. 3-14.
6. [6] Basir Bartos, Manajemen Kearsipan Lembaga Negara
Swasta, dan Perguruan Tinggi (Jakarta: Bumi Aksara, 1989), hlm.56.
7. [7] Betty R. Rick (et al.), Information and Image
Management : A Records System Approach (Cincinati : South-western Publishing
co, 19920.), hlm. 575.
8. [8] ARMA, An Introduction to Records Management
(Prairie Village : ARMA International Inc, 1985.), hlm. 154.
9. [9] Peraturan Pemerintah Nomor 34 tahun 1979 tentang
Penyusutan Arsip, pasal 2 .
0 komentar:
Posting Komentar